Neka istraživanja su pokazala da samo 15% grešaka zaposlenih uzrokuju oni sami. Preostalih 85% grešaka su uzrokovane faktorima koji su izvan njihove kontrole.
Nažalost, neki menadžeri imaju tendenciju da okrive zaposlene bez rešavanja stvarnih uzroka problema. Ovakav pristup, osim što ne rešava problem, može stvoriti kulturu straha na radnom mestu. Zaposleni postaju obeshrabreni da budu proaktivni i nastoje da sakriju greške na koje naiđu. Stoga je ključno da menadžeri prepoznaju i rešavaju ove sistemske uzroke grešaka kako bi stvorili pravedno radno okruženje gde pojedinci nisu nesrazmerno okrivljeni za greške.
Greške zaposlenih mogu imati značajan uticaj na poslovanje, dovodeći do neefikasnosti, smanjene produktivnosti i potencijalnih finansijskih gubitaka. Da bi se efikasno rešio ovaj problem, ključno je razumeti osnovne uzroke ovih grešaka. Identifikacijom i eliminisanjem ovih uzroka, menadžeri mogu stvoriti radno okruženje koje minimalizuje greške i promoviše uspeh. U ovom blog postu, istražićemo šest uobičajenih uzroka grešaka zaposlenih i raspraviti strategije za njihovo eliminisanje uz pomoć alata koje pruža Workanizers.com.
1. Nejasne procedure
Jasne i dobro dokumentovane procedure su ključne za vođenje zaposlenih u njihovim zadacima. Kada su procedure nejasne, nepotpune ili teško dostupne, greške postaju neizbežne. Zaposleni mogu imati problema da razumeju ispravne korake koje treba slediti, što dovodi do grešaka. Da bi se rešili ovi problemi, menadžeri treba da uspostave procedure koji su razumljive i lako dostupne zaposlenima. To se može postići uz pomoć upravljačkih alata [Workanizers.com], koji pomažu u pravilnom dokumentovanju procesa i procedura i omogućavaju da im zaposleni lako pristupe.
2. Neadekvatni i komplikovani procesi
Procesi nam predočavaju uhodane i isprobane pravce kojima postižemo ciljeve. Predstavljaju nizove povezanih zadataka kojima dolazimo do proizvoda i usluge koje isporučujemo i naplaćujemo.
Istina je da su zaposleni uglavnom angažovani samo na nivou zadataka. Međutim proces kao celina pruža rezultate koje smo zacrtali. Za gladak tok poslova je potrebno da zadaci budu jednostavno, logično povezani, bez povratnih petlji, bez mnogo varijanti i podvarjanti. Ali najvažnije je da budu međusobno povezani jasno definisanim tačkama primopredaje rezultata između dva zadatka. Posebno u slučajevima, kada 2 zadatka koja se nadovezuju, izvršavaju 2 različita zaposlena, dolazi do nesporazuma i grešaka na kojima se gubi puno vremena i stvara antagonizme među zaposlenima.
Procesi u firmi, tokom vremena, postaju neadekvatni. Razloga tome je više.
- Okolnosti poslovanja se blago menjaju ali procese niko ne menja. Onda je na zaposlenom da improvizuje i greške su tu.
- Procesi se neprestano nadograđuju kako bi se izbegle greške koje se u njima pojavljuju a pravilno bi trebalo da se takve greške eliminišu adekvatnom obukom zaposlenog a ne izmenama u procesu.
- U procesu je previše je zadataka u kojima treba da se donese izbor između npr. 2 pravaca u kojima se proces nastavlja. To su mesta u kojima treba prekinuti sekvencu procesa a to se ne dešava.
- Pokušava se da se jedan proces koristi za više sličnih poslova. Obično je to zbog inertnosti i tromosti menadžera. Tako nastaju varjante za različite slične poslove i ceo proces postaje nepregledan jer u suštini treba da bude predstavljen sa više različitih procesa koji pružaju tačne pravce kako obavljati neku varjantu posla.
- Procesi se menjaju u hodu a da se ne dokumentuju pa se ne zna koja verzija procesa je aktuelna i po kojoj je ispravno da se postupa.
- Zaposleni se ne informišu na odgovarajući način na to po kojim procesima se trenutno postupa tj. koji su važeći.
- Dokumentovani procesi ne postoje pa se oni na licu mesta daje nalog zaposlenom koje zadatke da izvršava u nizu. To neko vreme može da daje rezultate ali kada izostanu nalozi, zaposleni stane i čeka ili krene samoinicijativno dalje kroz proces. Tu nastaju opet nesporazumi i greške. Iskusniji zaposleni mogu da se snađu ali za to su im potrebne godine. Kod zapošljavanja nove radne snage takav luksuz u današnjem poslovanju više ne postoji.
- Postoje menadžeri koji se ponose komplikovanim procesima i time daju sebi na važnosti. A jednostavne procese izbegavaju jer se osećaju suvišnim u njima. Stvarnost je obrnuta. Najveća veština i najviše znanja je potrebno za izgradnju jednostavnih procesa i oni se mogu automatizovati i obavljati uz minimum grešaka.
3. Neodgovarajući profil zaposlenog
Pri zapošljavanju, a i kasnije, svaki zaposleni ima neke karakteristike koje su nam potrebne da bi obavljao određene poslove tj. izvršavao zadatke. Ove karakteristike su vremenom podložne promenama. Obraćamo pažnju na njegova znanja, iskustva/veštine i lične osobine.
Nemoguće je očekivati da svaki zaposleni može da izvršava sve zadatke. I mala neusaglašenost toga šta zaposleni treba da uradi i onoga šta možemo da očekujemo od njegovog profila dovodi do povećanja verovatnoće da će napraviti grešku.
Ne postoji firma koja ima za svaki zadatak optimalne profile zaposlenih. Treba da budu što optimalniji a najvažnije je da menadžer treba da zna koliko može da očekuje od zaposlenog i da bude spreman da preventivno sprečava eventualne greške.
Nedisciplina i nemar
Kada zaposleni ima neodgovarajuće lične osobine često se greške dešavaju kao posledica nemara zaposlenog. Ovo uključuje nepoštovanje pravila i metoda rada tj. operativnih procedura.
4. Neadekvatna obuka
Osposobljavanje zaposlenih da obavljaju zadatke kako treba, zahteva neko vreme i trud. Kada ljudi ne razumeju šta rade ili kako da to urade, postoji veća šansa da pogreše ili ne uspeju da završe zadatke u potpunosti. Umanjićemo ovaj rizik tako što ćemo svojim zaposlenima obezbediti adekvatnu obuku kako da izvrše pojedine zadatke sa rezultatom koji nam je neophodan.
Treba da se fokusiramo na jednostavnu i brzu obuku koja pruža rezultate u roku od svega para dana. To možemo sa tzv. “info” obukom. To je obuka kojom se zaposlenom predoče procedure zadataka koje očekujemo od njega da izvršava. Potom, on samostalno ili uz pomoć iskusnijeg zaposlenog se obučava da ume samostalno da „čita“ i koristi procedure. Sve nejasnoće oko procedura treba da budu razjašnjene tokom obuke a kasnije i tokom prvih izvršenja zadataka. Ovakve „info“ obuke treba da se podele u porcije za pojedinačne ili manje grupe zadataka tako da zaposleni može lakše da ih konzumira a i odmah počne da koristi.
Bitno je da posle obuke sa zaposlenim za svaki zadatak postignemo tzv. “Dogovor o završenom zadatku” a to znači da potvrdimo da smo se usaglasili u tumačenju kakav se rezultat od zaposlenog očekuje.
5. Nedostatak podsticajnog programa
Sistem nagrađivanja služi tome da nam obezbedi dobre rezultate u budućnosti a ne da to bude samo nagrada za već učinjeno u prošlosti.
Podsticajni program mora da bude jednostavan, lako pamtljiv i proverljiv. Jedino tako može da bude motivacija zaposlenom tokom rada.
Ako on tek posle obavljenog zadatka treba da sedne i retroaktivno “računa” da li je zaslužio neke podsticaje, onda podsticajni program gubi svoju svrhu.
6. Neodgovarajuće operativno upravljanje
Uloga menadžera u operativnom upravljanju je ključna za minimalizovanje grešaka zaposlenih. Na žalost, zaposleni su često u velikoj meri prepušteni sami sebi, bez dovoljne koordinacije i podrške.
Odgovarajući menadžer treba da isplanira i pripremi svaki zadatak. Da ga u pravo vreme delegira zaposlenom i da mu pruži kompletne potrebne informacije a potom da kontroliše tok, pravovremenost i kvalitet njegovog izvršavanja te da mu bude uvek dostupna podrška.
Samo dobri menadžeri sa odgovarajućim znanjem i iskustvom mogu sinhrono da upravljaju izvršenjem desetina zadataka od strane desetina zaposlenih i da ceo tok poslova teče skladno, bez grešaka i trzavica.
Zaključak
Eliminisanjem uzroka eliminisaćemo i mogućnosti pravljenja grešaka zaposlenih. To zvuči logično ali dostići nivo poslovanja u kome su greške zaposlenih eliminisane, nije lako. Zahteva sveobuhvatan pristup organizaciji i upravljanju.
Korišćenje menadžerskih alata kao npr. “Workanizers”, mogu nam značajno pomoći u tome. Odgovarajućom primenom metodologije organizacije i upravljanja u uređenju svih aspekata poslovanja je neophodno kako bi se greške eliminisale. Bitna je sveobuhvatnost jer je međusobna direktna i indirektna povezanost poslovnih događaja u firmi veoma kompleksna da bi mogla da se prati i kontroliše intuitivno i sporadično bez odgovarajućih menadžerskih alata.
Sa druge strane bitno je da takav sveobuhvatan pristup ne bude glomazan, birokratski i spor već naprotiv. Mora da bude brz, lak i jednostavan tj. vrlo operativan. Samo tako možemo doseći profesionalne standarde u organizaciji i upravljanju koji nam pružaju praktične rezultate.
